ビジネスシーンで良くある「メール誤送信」って何で無くならないの？

メール誤送信対応請負人の、弓削田です。 仕事などで、間違って違う相手にメールを送ってしまったこと、ありませんか？ 仕事だけじゃなくても、個人携帯から、別の人に間違って送ってしまったとか、 まだ書きかけなのに送信ボタンを押してしまったとか、 恋愛関連系で送るメールでの誤送信は悲惨な末路しか想像できません・・・ マーフィーの法則的に言えば、

メール誤送信は、一番送ってはいけない人に送ってしまうもの

他人の誤送信は笑ってみてられますが、自分事で考えたら笑っていられませんよね。

メール誤送信ってなんで起きるの？

とりあえず、何故メールの誤送信が発生しているのか、考えてみましょう。

1. Gmailはサジェスト機能が原因

過去にメールを貰った人、メールを送ったことがある人が、メーラやブラウザや各種メールツールにキャッシュされていて、前方一致でリストアップされる。 この時に「ENTERキー」で、簡単に登録できる機能があった場合、間違って登録する可能性が高い。

2. 携帯電話は、送信ボタンが原因

携帯電話についても、基本的にはサジェスト機能が原因ですが、 文字を入力している時の決定ボタンと、送信ボタンが同じというケースも少なくない。 もちろん、機種によって違うこともあるけれど、サジェストで間違って登録してすぐさま送信されてしまう事で誤送信に繋がっていると思われます。

3. 確認しない事が原因

サジェストで間違って登録されていても、ちゃんと確認をしていれば、誤送信させることはありません。 確認という作業は、けっこう多くの人があまりしなくて、仕事などで確認をルールにしても、確認を怠って誤送信をしてしまう人は大勢います。 本来であれば、確認をする癖を付けるという風に自己改善しなければいけないのですね。 一番痛い目を見るのは、誤送信した本人なので。

メール誤送信対応ツール各種

なんとかツールで対応できないものでしょうか？ 探してみました。

ブラウザ機能拡張

きっと世の中では同じような経験をしている人が山のようにいると思われるのですが、 GoogleChromeの機能拡張検索ページを見てみると、たくさんのメールチェックツールがあります。 https://chrome.google.com/webstore/search/%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E8%AA%A4%E9%80%81%E4%BF%A1?hl=ja&_category=extensions 「** Checker」というのが多いようですね。 誤送信を防ぐために使いやすいものをインストールしておくといいでしょう。

Gmailは「送信取り消し機能」を使う

「設定」-「全般」でセットできます。 送信時に３０秒待たないといけないというもどかしさはありますが、個人的にこの機能で助かったことは何度もあります。

そもそもメールを使わない？！

誤送信してしまうぐらいなら、メールを使わないというのは、安易な考えではなく、得策だと思います。 何故なら、会社のメール誤送信として、社内と社外を混同して発信してしまうというミスが多いようです。 slackやchatworkやLINEのように、伝達物はできるだけメールを使わずにチャットツールで行うようにすると、 誤送信リスクはぐっと減るはずです。 重要なのは、そうした変化に対して「面倒くさい」とか「苦手意識」を持たないようにすることです。 こうしたネガティブ思考の人ほど、メール誤送信してしまいがちなのかもしれませんね。

今どきの誤送信

会社でメール誤送信の問題で色々考えていたんですが、チャットなどでも誤送信が大量に発生しているようですね。 そうなると、もはや手に負えません。 自己確認を入念にしないといけないということですね。 こういうスキルは誰も教えてくれないし、学ぶ手段がありません。 こういうデジタルの誤送信って、まあまあ後にずっと残りがちな痛手を負ってしまうので、 自己管理しないとイケないことは分かりますが、デキる人って、どんな事をやっているかも気になりますね。 もっと調べてみることにしましょう。