仕事の効率をあげるGoogleカレンダーの基本設定方法

毎日「忙しい」が口癖になっていませんか？ 言う度に周囲からの自分の質が低下するので、できるだけ発しないように工夫してみましょうね。 以前記事で書いた「仕事で一番時間を取られる会議をよりよく変えるアイデア集」ですが、 Googleカレンダーの設定が極めて好評でした。 でも、設定の存在自体を知らない人が多かったので、セット方法を書いておきますね。 G-suiteでも同じ設定なので、仕事で使っている人も多いはずです。

Googleカレンダー設定

1. Googleカレンダーの設定を開く 「歯車アイコン」 - 「設定」　をクリック 画面右上の歯車アイコンをクリックする現れます。 2. 「規定の長さ」のプルダウンを変更する。 赤枠の箇所ですが、デフォルトが「60分」になっていると思います。 これを「30分」に切り替えます。 3. 会議の迅速化 このモードは全てのスケジュールを5分前に完了するようにセットできます。 要するに30分が25分になるんですね。（チェックすると分かりますが・・・）

この設定の意味する所

最近のビジネスマンの傾向として、タスク管理をしっかりしなければいけない為、カレンダー登録されているタスクを忠実に守ろうと動いていますが、 Googleカレンダーを使っている人のほとんどが、この設定をデフォルトで使っているので、カレンダー登録の時に60分でセットされています。 その結果、30分で終わる会議も、律儀に60分かけて行うということが自然と行われているんですね。 もちろん、手動で細かく時間設定をしている人がいたとしたら、なおさらデフォルト60分だと、毎回セットしなおさないといけなくなるので、この設定にしておくことで、カレンダーセットの時間効率が上がります。 何より、他の時間も今まで60分ベースだったのが、30分基準になります。でももし1時間のセットがしたかったら、Googleカレンダー上でドラッグを1時間分まで伸ばせばいいだけなので、デフォルトは短いほうが融通が利くことが分かります。

5分前行動の徹底

そして、30分行動ベースの次に考えたいのが、「5分前行動」です。 色々なサイトで5分前行動の意義は解説されていますが、僕の中で人の評価基準の上位に、この思考が持てているかどうかというのがあります。 待ち合わせ場所には5分前に到着し、会議の終了も5分前に終る。 こうした時間の余裕が心の余裕を生み、人の信頼を得られる簡単な方法なのですが、意外と意識すら出来ていない人が多くいる事にも気が付きます。 「時間の管理は、自分の心の表れ」という事をかつて学生時代にお世話になった先生から聞き、実際に自分がその思考を持てて改めていい言葉だと感じました。 時間に操られずに、自分で設定を切り替えて、時間を操れる側に経ってみましょう。