今更ながら、ITリテラシの低い人のメールの使い方に驚いた話

2021年4月24日

日記

ITリテラシの低い人は、同時に情報弱者(情弱)という風にも言われていることを知っている、弓削田です。 うちの会社は、立ち上げたばかりの会社のホームページを制作させてもらう際に、 メールサーバーもご依頼される場合があり、 専用ドメインで使えるようにご提供しております。

メールサーバーが壊れている?

先日、そんなお客さんの中から、「メールが相手に届かない」という事でお問い合わせを頂いたんですが、 添付に自分で作った動画を添付しているが、送信先の人から、メールが届かないという風に言われて、 サーバーの調子が悪いのではないか?という風に思って、調査をしてほしいという内容でした。 普通に仕事で使っている人であれば、この時点で気がつくと思いますが、添付メールの容量が、 サーバーの設定上限値よりも上回っていて、エラーが出ているという事のように考えられますよね。 そこで、どのくらいの容量を添付しているのかを聴いてみると、 「スマホで送信しているので、添付メールの容量などわからない」 とのこと。 この方は、会社を立ち上げてちょうど1年ぐらいになる人だったのですが、 もともと、パソコンを使うのも苦手な感じで、 ホームページを制作してから、会社の販売するITサービスの構築も依頼されたのですが、 実際に、サービスを作るというレベルのアイデアではなく、無理難題をふっかけてくる、「情弱モンスター」的な方だと思われたので、 サービス開発は、お断りして、ホームページの運用と、メールサーバーの貸し出しのみ提供している状態でした。 なので、メールに動画を添付するというのを普通に行っていたというのもわかりますが、 「メールの送信箱に入っているので、先方に届かないので、メールサーバーが壊れているのではないか?」 という思考になっていることに、改めてビックリさせられました。

苦手な人の為のメールの使い方(初心者の人のみお読みください)

パソコンの歴史でも、ダントツに古い技術で未だに使われているメールシステムですが、 基本的に、添付データは「圧縮をする」とか、「出来る限り容量を軽くする」という事は、当たり前のことなんですが、 スマートフォンなどで簡単に動画が作れるようになっている現在、IT知識がない人は、こうしたメール機能の 時代背景など知るはずもなく、何も考えずに、スマホで撮影した数Mバイトなどの添付を行って、 送信障害になってしまうというケースも少なくないでしょう。 こういう場合、動画がサーバーに保存されている場合は、 それが他人が閲覧できる状態であれば、わざわざメールに動画ファイルを添付する必要など無く、 URLをメールに記述するだけでいいし、 手元のパソコンや、スマホにデータとして保存されている場合は、 ギガファイル便などのデータ転送サービスを利用する必要があります。 他にも、Dropboxを使うのもファイル単体にセキュリティ権限が付けられて便利です。 最近の画素数の大きなスマートフォンで撮影した写真をメールに添付するのも、おそらく殆どのサーバーで容量オーバーになるでしょう。 gmailは、10MBぐらいまでは、対応してくれる場合もありますが、だめな場合はエラーが返ってくるでしょう。 では、メールに添付するデータの容量ってどのくらいにすればいいでしょう? それは、送信サーバー、受信サーバー、それぞれに、設定されている値が基準になるので、一概には言えませんが、 一般通年として、2~3MBぐらいが上限とされているようです。 個人的には、1MBを超える(一昔前のフロッピーディスクで入る)容量を基準に考えて、それ以上であれば、 基本的にデータ転送サービスを使うようにしています。 GoogleDriveが便利で、個人的には、これを利用していますが、 メールって、結構繊細なシステムなんですよね。

機能要望されてお断りした話

話が戻りますが、今回お問い合わせをいただいた方から「先方にメールが届かない場合に、送信フォルダに入らないようにしてほしい」 という風に機能要望をされましたが、 メールサーバーに機能追加をするよりも、メールを使用するリテラシをちゃんと理解してもらうように、促しておきました。 実は、依頼された機能は、100%機能するようにすることは不可能で、大容量のファイルをメールで送信した際に、 それを受信するサーバーで、きちんとエラーを返してくれない場合は、送信サーバーでは、送れたかどうか不明のまんまなんですね。 なので、送信BOXにちゃんと入れていれば、メール送信処理としては、完了している状態で、エラーが返ってくれば、エラーメールが手元に届いている 場合は、送信メールと紐付けて・・・という仕組みを作ることができるかもしれませんが、 なかなかめんどくさい開発になるので、開発費用も馬鹿にならないでしょう。 現在のレンタル料金を払うのが精一杯の方には申し訳ないのですが、頑張ってご自身のリテラシを上げてもらうことのほうが遥かに有意義だと考えられますね。 ちなみに、このお客さんは、同じ問い合わせがこの3ヶ月で2回目になります。 毎回ちゃんと説明はしているつもりなんですが、おそらくお伝えしている情報が右から左状態なんでしょうね。 この辺も、情弱の方の特色かもしれません。