今時のメール添付事情

IT会社で仕事をしていると、日々、大量のメールを捌いていると思います。 最近はこれまでのこうしたメールが「大量すぎて埋もれる」という事で、開発プロジェクトにおけるやりとりは、Slackなどのチャットを使って、メールのようにログが残る状態にして、必要なスペースに必要な情報だけを溜め込むという、情報管理が進んでいます。 別にメールを使っていてもGmailであれば、タグ管理が出来るのだが、メールは手動で分類しないといけなかったり、何故か理由はわからないけど「迷惑メール」に入ってしまうという、副次的な問題が発生することもあり、エンジニアの人は、効率的にチャットを選択する人が多いようですね。 鉄板のビジネスツールと言われてきたメールももはや過去のツールとなってしまったんでしょうか？

添付ファイルは便利？

とあるセミナーに参加した時に、講師の方が、講義内容の資料を「後ほどデータでお送りします」として名刺交換しました。 次の日になかなかメールが届かないと思っていたら、電話が掛かってきて、「添付が送れないのでメールアドレスが合っているか確認してください」との事でした。 もちろん毎日使っているメールなので、名刺を見ながら打ち込んでもらったのであれば、間違いはないはず。 スペルも確認するが間違っていない。 よくある事として、添付メールの容量が大きいという事は無いか聞いてみたら、「そんなに大きくないですよ。２０メガちょっとなので」と言われました。 ２０メガ！？ 明らかにメールに添付するには大きすぎる容量です。 確かに、何ヶ月か前にGmailの添付メール容量が２０Mぐらいまで上げられたようですが、メールで２０メガを送信するのは、ITリテラシーとしてはNGである。 古い考え方だが、１〜２メガぐらいを基準に考えたほうがいい。 その方には、データ転送サービスの「宅ふぁいる便」を紹介して、その後にデータを正常に送付していただきました。 スマホで取った写真が３メガ、４メガが当たり前になってきている現代で、もはやメール添付は使えない代物になっているということかもしれませんね。 これを回避するために、slackやチャットワーク、FacebookMessengerなどでデータ転送をしてくるビジネスマンの方が増えてきました。 確かに適切に伝わりますが、こうしたツールは確かに便利なんですが、世の中でまだまだ使っていない人が多いという状態でもあるため、鉄板ツールとは言い切れませんね。 テキストや、容量の軽いデータならメール添付で問題ないのですが、ITリテラシの無い人は未だに色々なミスが発生しているようなので、都度相手に対して、チャットツールを推奨してみるのも悪くないかもしれませんね。 ウィルスメールのような悪用パターンもあるので、そうした防止にもなりますからね。

メールの役割を改めて考える

メールは会話のやり取りを相手に伝える手紙の電子版ですが、メールが登場する以前のビジネス業界は、電話と手紙が当たり前で、携帯電話がない場合は、直接会うという事が必要だったわけですが、 メールが登場して、そもそも電話すれば済むレベルの会話内容もメールで行われるようになりました。 「ありがとうございました」「分かりました」などの、一言メールは当たり前に使われていますが、やはり送らなければ、「失礼にあたる」という感覚がありますからね。 また、メール文化が根づいた先には「メールリテラシ」と言ったレギュレーションのようなモノが出来上がってしまいました。

取引先には「お世話になります」 会社内では「お疲れ様です」 誰が送ったか分かるように「署名」が必要 目上の人、社外の人には、言葉遣いも丁寧にしなければいけない。

なんじゃこりゃ、これが面倒くさい人は、電話をするわけですが、メールは相手の時間をリアルタイムに拘束しないので、ビジネスマナーという考え方もあるようです。 そして、メールによる発生する問題として「間違いメール送信」があります。 送るつもりの相手を間違って送ってしまうということは、企業にとっては重大な情報漏えいに繋がります。 また、複数のメールアドレスに一斉メールを送るという事も簡単に出来てしまうために、顧客全員に一斉送信してしまった時に、その企業の顧客チャネルと担当者がモロバレになってしまうという自体。 顧客の競合会社と仲よく付き合っていることがバレてしまって痛い目にあったという営業マンも少なくないようです。

電話を使わなくなったようにメールも駆逐されていくのか？

LINEを使って電話を使わないという人はスマホを使っている人にとったは当たり前になっているようです。 もはや「電話代を払うなんて馬鹿らしい、無料で通話できるのであれば、そっちがいいに決まっている」という考え方、誰もがそう思うこともうなずけます。 そして、ますます無料電話が利用できない「ガラケー」の人達が形見が狭くなると同時に、スマホへの乗り換えが加速します。 固定電話も色々な企業からの営業電話により「出る必要が無い」と考えている人も少なくなく、知人からの必要な電話は携帯電話に掛かってくるとのことです。 こうして、もはや電話通話料金は企業がビジネスとして利用するだけのツールになってしまっています。 メールもこうして駆逐されてしまうのでしょうか？ 確かに友達同士やりとりするのであれば、LINEでチャットするし、会社関連でのやりとりはFacebookなどで便利に行なえます。 スパムが多く、もはや見ること自体が無駄な時間を費やすメールはデメリットと感じるかもしれませんが、リアルタイムを追求されるチャットツール系よりは、自分のタイミングで読むことも返信することもできるメールは便利な面もあります。 「メールは使えない」として使わないという尖った考え方の人もいるようですが、電話もメールもチャットも、どれも一長一短な面があり、TPOに合わせた場面でそれに合ったツールを利用するのが、今時のITリテラシーではないでしょうか？ そもそも世の中が、そうした尖った考え方に全ての人が賛同するわけではなく、ガラケー、スマホ、PCなど、利用する端末が違う時にチャットなどは「できる、できない」という場面が存在します。 電話は携帯電話であれば、ガラケー、スマホを問わずに利用できるし、インターネットに接続さえできれば、メールはやり取りできます。 メール文化は無くなるのではなく、上手に付き合っていくという事が重要なのかもしれません。