[仕事効率化] メールの数を減らすといいコトだらけ

会社で仕事をする上で1日にメールを何通ぐらい受け取っていますか？ たくさんメールを受け取っている人は、受け取ったメールを読まないといけないですし、整理する作業が毎日行われますが、30分から1時間も有している人がほとんどらしいです。 という事は、メールの作業を効率化出来れば、自分の時間が作れ、その他の作業に当てて、結果、生産性が上がるはずなのです。

悪しきメール文化

仕事において、やり取りのログを残し、後で言った言わないというトラブルをなくす為に、関係各社をccやbccに入れておく事は、逆にトラブルの元になっている場合もあります。

スパムメール

携帯電話や、個人メールアドレスに、スパムメールは、どの位届いているでしょう？ 日々、膨大に来るスパムメールは大きく3つの原因で来ています。 1. メルマガや懸賞サイトでメールアドレスを登録した。 2. フリーメールサイトで、リストが漏洩している。 3. 知り合いのモバイル端末がウイルス感染などで連絡帳が抜かれた。 これらはどれもすぐに気がつかない事が多いです。

cc

会社の役職に応じて、上層部になればなるほど、部下のメールにccを入れられて膨大な数になる。 上司や、関係者と言うだけで読まなくてもいいメールを送られるのはとても迷惑な感じです。

メーリングリスト

部署やプロジェクト、関連作業、ちょっとしたメンバー間のメーリングリスト。 無条件ですべてのメールが送られてしまうため、送信者は便利に使えるが受信者は、関係無いメールが膨大に来てしまう。

添付ファイル

MBを超えるサイズの添付メールを送ったり、それにパスワードをかけて、別メールでパスワードを送っている場合、データ容量が膨れ上がってしまったり、後からの見直しがやりにくくなります。

メール文化の特徴

メールを読んでなければ仕事が出来ないレッテルが貼られる場合は無いですか？ メールを送ったのに読んでいない事が悪となっていませんか？ 友達に送ったりメールの返信が遅くてイライラした事ありませんか？

挨拶メール

一言で言えば済む様な事をメールで送っていませんか？これは口に出すだけで解決する事が多いですね。

対策

gmailであれば、フィルタという自動振り分け機能があるので、明らかに関係無いと思われるメールはゴミ箱に振り分けてしまうのがいいでしょう。 振り分けパターンとしては、グループメールでかつ、自分の名前が本文中に無い場合は、受信箱から外してしまっても問題無い場合が多い。 ただ、完全に読まなくていいメールの振り分けがとても難しいので、後から読もうとか、そのうち読もうと考えてしまうのが通常の心理なので、メルマガの様な読んでも読まなくてもいい物は、送信停止などの処理を行いましょう。 会社での取り組みも必要です。 メールのレスを延々繰り返している場合、とてつもなく長いメール文面になってしまっている事ありませんか？ これをccに入れられている人は、たまったもんじゃ無いので、部下であれば指導しなければいけないし、プロジェクトであればルールを作りましょう。

メールでの情報収集

イケてるメルマガ、イケてないメルマガ

添付メールによるメールボックスのストレージ化

ワードやエクセルファイルではなく、gmailやgoogle appsのスプレッドシートやドキュメントにするだけで、容量削減が便利になる上、モバイル端末でも閲覧ができる様になります。

一言メールはチャット化

社内コミュニケーションとして、専用SNSを導入するケースも増えてきている様です。 chatworkやslack、messengerなど、メールであれば、挨拶文か、相手先の名前、定型文から署名まで、自動で入力される情報も合わせて、70%以上が無駄な情報とも言われています。 必要な事のみをタイムラインで残せるチャットで十分な場合も少なくないです。

メール誤送信の対応

誤って似た様な名前やアドレスの人に、別の人のメールを送ってしまった事ありませんか？ 会社の機密情報が入っていた場合は、損害賠償にまで発展してしまうリスクがあり、メールという性質を考えると大問題なリスクであるのに、企業ではこうした事故が一向に減らない現実もあります。 クラウドサービスでの機密情報の添付を送付するルールにしたり、別メールでパスワードを送付したりするわけですが、もちろん使用者のリテラシーに左右されますが、過剰なセキュリティ対策も、生産性が阻害されがちなので考えものです。 個人的には、ITリテラシーを高める以外に手はないと思うので、自分なりの鉄壁を作れるといいかと思います。

目指せメールゼロ

メールを無くすことは不可能である上に、無くす必要はないでしょう。 しかし、どんなやりとりをメールで行えばいいか、それ以外はどういうツールを使えばいいかは、本人、仕事環境、仲間のリテラシなどにより都度変わってきます。 あくまで僕のイメージは以下の様なパターンです。

メール

社外の定型文などが必要なものはメールで行なったほうがいいでしょう。 初めてのやり取りなどは、定型文でのメール文化は送信しやすいですね。

チャット

Gmailについているチャットでもいいし、LINEでもいいしょう。 いつも大量にメールやりとりが行われる場合や、時間に制約されるようなコミュニケーションはチャットツールが便利でしょう。 ツールによって機能が違いますが、ログや履歴が残り、後から検索できると仕事での利用範囲は広いでしょう。

SNS

FaceBookやTwitterなどのように、不特定多数に見られてもいいような内容は、告知や多数への報告などに剥いてます。 掲示板のデメリットとして、見に来る行為がめんどくさくなりますが、自分のポータルのような画面を踏まえているSNSはアウトプットツールとしては最適です。

SkypeやFacetime

文面などで残さなくても、声やビデオチャットだけでいい場合は、常時接続などの方法で繫げておくことで、世界中どのでもコミュニケーションが可能になります。 今やネットに繋がりさえすれば、世界中どこでも仕事や作業が可能という時代なので、リテラシの低い拘りは除外しましょう。

メールと手紙の違い

あたりまえですが、昔はEメールなど無く、手紙と電話だけのコミュニケーションでした。 駅前の掲示板もすっかり、２ちゃんねる化していますが、デジタル化する事は決して悪くはないですが、 ローテクだった頃は、手紙も電話もお金がかかるので、1回の費用を考えて非常に質の高いやり取りが行われていたはずです。 メールは、とにかく費用間隔が無いので、1通の質が非常に低いというデメリットを理解し、 各人のリテラシとして、メールであっても、質の高いやり取りを心がけましょう。 そうすることで、メールの総数も減るはずです。