ビジネスシーンで良くある「メール誤送信」って何で無くならないの？

間違って違う相手にメールを送ってしまったこと、ありませんか？ ビジネスだけじゃなくても、個人携帯から、別の人に間違って送ってしまったとか、まだ書きかけなのに送信ボタンを押してしまったとか、色々なパターンがあると思います。 マーフィーの法則的に言えば、

メール誤送信は、一番送ってはいけない人に送ってしまうもの

これは笑って済ませられませんよね。

メール誤送信ってなんで起きるの？

どういう時に誤送信が発生しているのか考えてみましょう。

Gmailはサジェスト機能が悪

過去にメールを貰った人、メールを送ったことがある人が、メーラやブラウザや各種メールツールにキャッシュされていて、前方一致でリストアップされる。 この時に「ENTERキー」で、簡単に登録できる機能があった場合、間違って登録する可能性が高い。

携帯電話は、送信ボタンが悪

携帯電話についても、基本的にはサジェスト機能が原因なのだが、文字を入力している時の決定ボタンと、送信ボタンが同じというケースも少なくない。 もちろん、機種によって違うこともあるのだが、サジェストで間違って登録してすぐさま送信されてしまう事で誤送信に繋がっていると思われます。

確認しないのは悪？

サジェストので間違って登録されても、ちゃんと確認をしていれば、誤送信させることはありません。 確認という作業は、多くの人が怠りがちな作業であって、確認をルールにしても、誤送信をしてしまう人はいます。 本来であれば、確認をする癖を付けるという風に自己改善しなければいけないのですね。

メール誤送信対応ツール各種

なんとかツールで対応できないものでしょうか？ 探してみました。

ブラウザ機能拡張

きっと世の中では同じような経験をしている人が山のようにいると思われるのですが、GoogleChromeの機能拡張検索ページを見てみると、たくさんのメールチェックツールがあります。 https://chrome.google.com/webstore/search/メール誤送信?hl=ja&_category=extensions 「** Checker」というのが多いようですね。 誤送信を防ぐために使いやすいものをインストールしておくといいでしょう。

Gmailは「送信取り消し機能」を使う

「設定」-「全般」でセットできます。 送信時に３０秒待たないといけないというもどかしさはありますが、個人的にこの機能で助かったことは何度もあります。

そもそもメールを使わない？！

誤送信してしまうぐらいなら、メールを使わないというのは、安易な考えではなく、得策だと思います。 何故なら、会社のメール誤送信として、社内と社外を混同して発信してしまうというミスが多いようです。 slackやchatworkやLINEのように、社内で形式張らなくていい伝達物はできるだけメールを使わずにチャットツールで行うようにすると、誤送信リスクはぐっと減るはずです。 重要なのは、そうした変化に対して「面倒くさい」とか「苦手意識」を持たないようにすることです。 こうしたネガティブ思考の人ほど、メール誤送信してしまいがちなのかもしれませんね。

参考

[仕事効率化] メールの数を減らすといいコトだらけ