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本当に同じことを繰り返す作業が苦手で嫌いな僕としては、そういう作業こそ効率化したいと考えませんか?
仕事でメールを使わない人はいないと思いますが、GoogleAppsやGmailを仕事で使っている人って今の段階で結構多い印象があります。
そこで僕の周辺ではあまりGmailのLab機能が使われておらず、非常に便利なのに何故使わないのか無駄に分からないので、ブログで使い方も含めて載せておきます。
何ができるの?
「返信定型文」とは書いていますが、返信の時のみ使える機能ではありません。
この機能簡単に説明すると、事前に登録しておいた文言を、メールに差し込むことができる機能なのです。
非常に便利なのは、件名までちゃんと一回の操作で差し込んでくれるので、本文と件名を毎回コピペするより遥かに効率的というワケです。
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こんな感じは面倒くさいですよね。
どういう状況の時に便利に使えるの?
以下のようなシチュエーションがメールをする時にありますか?
毎回、取引先に同じ内容のメール送信を行う
メール事に署名を振り分けたい
退職メールを大量に送る時に便利
このたび僕が、CTOとしてサラリーマンをしてきた会社を辞めるに当たって、お世話になった外の会社の人にメールを送る際に、いちいちコピペでも面倒くさいと感じたので、この機能を使ったんですが、今まで使わなかったことを後悔してしまいました。
もっと定型文を登録しておけば、無駄なメール作成時間を短縮できたのに・・・
使い方
簡単な設定と使い方を載せておきます。
最初少し分かりにくかったので、図を付けて解説しますね。
PCでしかセットできないし使えないので、PCのみでの利用で考えてください。
事前設定
Gmail(GoogleApps)の画面右上の設定リンクをクリック
事前設定
Gmail(GoogleApps)の画面右上の設定リンクをクリック
1. Labタブをクリック
2. 「返信定型文」の箇所にスクロール
3. 「有効」ラジオボタンを選択
4. 変更を保存ボタンをクリック
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すでに「有効」になっている場合はそのままメール画面に戻ってください。
定型文の作成
定型文は、通常通りメールを作成する手順です。
1. 新規メール作成
2. 件名を入力
3. 本文を入力
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定型文なので、個別の名称が入るような箇所は「***」とか分かりやすくしておくといいでしょう。
定型文の登録
分かりにくかった定型文の登録場所ですが、下記図の手順で実行できます。
1. 右下の▼ボタンを押す
2. 「返信定型文」を選択
3. 「返信定型文を作成」
定型文のタイトルセット
複数定型文が登録できるので、分かりやすいタイトルを付けておきましょう。
通常は件名が入るのですが、同じ件名の場合は、分かり易くが効率的です。***_1とか***_2とかは、非常に分かりにくいですよ。
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「OK」を押すと登録完了です。
定型文の利用
今度は実際に定型文を使う(反映)やり方です。
登録した定型文が反映される
どうでしょう?無事に反映されましたか?
注意点
本文の署名を定型文に入れないほうがよさそうです。
定型文も一緒にテンプレート化されてしまいますからね。
興味本位でちょっとだけ機能調査
本文のカーソル位置を変えるとどうなる?
1行目の行末にカーソルを置いてから、定型文の挿入をすると
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カーソル位置に反映されます。
件名が入力されていると上書きされるの?
タイトルはブランク状態だと定型文が反映されるが、文字が入っていると変更されない。
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注意点を考える
カーソル位置などが影響するとなると、新規作成の直後に定型文挿入を行ったほうがいいでしょう。
また、カーソル位置を最後に持ってきて、署名を定型文で行うという方法もいいですが、通常の場合も必ず定型挿入をしなければいけないので、署名のつけ忘れという事も起こってしまうかもしれません。
効率追求は反面ミスもつきまとうので、くれぐれも自己責任でお願いします。
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