GmailのLab機能「返信定型文」で業務効率化

本当に同じことを繰り返す作業が苦手で嫌いな僕としては、そういう作業こそ効率化したいと考えませんか？ 仕事でメールを使わない人はいないと思いますが、GoogleAppsやGmailを仕事で使っている人って今の段階で結構多い印象があります。 そこで僕の周辺ではあまりGmailのLab機能が使われておらず、非常に便利なのに何故使わないのか無駄に分からないので、ブログで使い方も含めて載せておきます。

何ができるの？

「返信定型文」とは書いていますが、返信の時のみ使える機能ではありません。 この機能簡単に説明すると、事前に登録しておいた文言を、メールに差し込むことができる機能なのです。 非常に便利なのは、件名までちゃんと一回の操作で差し込んでくれるので、本文と件名を毎回コピペするより遥かに効率的というワケです。 こんな感じは面倒くさいですよね。

どういう状況の時に便利に使えるの？

以下のようなシチュエーションがメールをする時にありますか？

毎回、取引先に同じ内容のメール送信を行う メール事に署名を振り分けたい 退職メールを大量に送る時に便利

このたび僕が、CTOとしてサラリーマンをしてきた会社を辞めるに当たって、お世話になった外の会社の人にメールを送る際に、いちいちコピペでも面倒くさいと感じたので、この機能を使ったんですが、今まで使わなかったことを後悔してしまいました。 もっと定型文を登録しておけば、無駄なメール作成時間を短縮できたのに・・・

使い方

簡単な設定と使い方を載せておきます。 最初少し分かりにくかったので、図を付けて解説しますね。 PCでしかセットできないし使えないので、PCのみでの利用で考えてください。

事前設定

Gmail（GoogleApps）の画面右上の設定リンクをクリック

事前設定

Gmail（GoogleApps）の画面右上の設定リンクをクリック

1. Labタブをクリック 2. 「返信定型文」の箇所にスクロール 3. 「有効」ラジオボタンを選択 4. 変更を保存ボタンをクリック

すでに「有効」になっている場合はそのままメール画面に戻ってください。

定型文の作成

定型文は、通常通りメールを作成する手順です。

1. 新規メール作成 2. 件名を入力 3. 本文を入力

定型文なので、個別の名称が入るような箇所は「***」とか分かりやすくしておくといいでしょう。

定型文の登録

分かりにくかった定型文の登録場所ですが、下記図の手順で実行できます。

1. 右下の▼ボタンを押す 2. 「返信定型文」を選択 3. 「返信定型文を作成」

定型文のタイトルセット

複数定型文が登録できるので、分かりやすいタイトルを付けておきましょう。 通常は件名が入るのですが、同じ件名の場合は、分かり易くが効率的です。***_1とか***_2とかは、非常に分かりにくいですよ。 「OK」を押すと登録完了です。

定型文の利用

今度は実際に定型文を使う（反映）やり方です。

登録した定型文が反映される

どうでしょう？無事に反映されましたか？

注意点

本文の署名を定型文に入れないほうがよさそうです。 定型文も一緒にテンプレート化されてしまいますからね。

興味本位でちょっとだけ機能調査

本文のカーソル位置を変えるとどうなる？

１行目の行末にカーソルを置いてから、定型文の挿入をすると ↓↓↓ カーソル位置に反映されます。

件名が入力されていると上書きされるの？

タイトルはブランク状態だと定型文が反映されるが、文字が入っていると変更されない。 ↓↓↓

注意点を考える

カーソル位置などが影響するとなると、新規作成の直後に定型文挿入を行ったほうがいいでしょう。 また、カーソル位置を最後に持ってきて、署名を定型文で行うという方法もいいですが、通常の場合も必ず定型挿入をしなければいけないので、署名のつけ忘れという事も起こってしまうかもしれません。 効率追求は反面ミスもつきまとうので、くれぐれも自己責任でお願いします。