ccで送られたメールは読む必要があるのか?

2016年12月5日

テクノロジー 日記

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メールって仕事で無くてはならないモノで、名刺にも必ずメールアドレスが書かれていますよね? でも、1990年台前半までは世の中の名刺にはメールアドレスなんて書かれていなかったんです。インターネットが普及して、仕事のコミュニケーションツールとして確率していったメールという技術、今時だとLineやFacebookになっても良さそうなのに、何故か未だにメールってなっている。 SMSなどではなく、やっぱりメールなんですよね・・・何でなんでしょう? しかも、メールは世の中の殆どの職業で必須になってきているんですよね。

メールは万能ツール

メールは伝達手段であり、報告書であり、指示書であり、メモ代わりであることを考えると、かなりの万能な業務ツールであることが分かる。 相手の状況に関係なく、一歩方的に送りつけることができ、ほぼ確実に相手に送付することができる優れもの。 時間も場所も相手のシチュエーションも関係なく、失礼の無い内容であれば、一方的に要求を押し付けることが可能なツールなのです。

メールにおけるデメリット

ただし、送られた方は、読んでいない事が悪とされ、送られたら読まれている事が当たり前とされがちです。 多くの組織で、「メールを読んでいないのか?」という叱咤怒号が飛び交い、読み忘れた人は、平に謝る風景はそんなに珍しい事ではないのではないでしょうか? 1日のうちでメールを読んで、返信を打ち込んで返す作業がかなりの時間を占めている人も少なくないはず。

メール数を確認しよう

管理職になる程、部下のメールがほぼccで送られて来て、大きな組織になる程、役職のポジションが上がると信じられない数のメール数になっているはずです。

gmailで1日のメール数を調べる方法

Gmailの検索欄に以下のコマンドを打ち込んでみよう。 今回は2016年12月1日のメール数を取得してみたいと思う。 after:2016/12/01 before:2016/12/02

注意点

今回はスマホではなく、PCだけで作業をしています。 beforeは次の日を登録するように注意しよう!

解説

メールの総数は、検索枠のすぐ下のボタンを操作して、ページを進んでいき、最大数を確認してください。 ちなみに、僕の平日の1日のメール受信数は386件でした。 全て読んでいたらと思うと・・・恐ろしい・・・

参考

Gmailの検索パラメータは以下のリンクで確認してください。 https://support.google.com/mail/answer/7190

ccは読まなくても良いのではないかと思う

いっそのこと、ccメールはやめてもらいたい。 やはり仕事で、情報共有したいがためにCC欄に上司や関係者を入れて送信したくなる気持ちも分かるが、僕の感覚では、多くのCC、メールが読まなくてもいい内容。 しかしそんな中に肝心なメールが合った場合・・・例えば、何かの問題報告のような内容が含まれていたとしたら、それを読んでいない事が「悪」とされてしまうことがまかり通ってしまう。 正直、CCメールを入れられる側は非常に迷惑な話である。 情報を共有したければ、送る側は面倒くさいが、その人にTOメールで送るまたは、直接口で言うという行為の方が正解にならなければいけない。

メールをなくす工夫をする人がこれからのトレンドになるはず

こうしたメール特有のコンフリクトは、人間としてのコミュニケーションを行っている人からすれば、歯がゆくて仕方がないはず。 実際に、パソコン操作などが苦手な人は、携帯電話を持っていても、メールではなく、電話を直接掛けたほうが安心する事が多いらしく、メールチェックの回数も1日を通して非常に少ないようだ。 僕の田舎の友達などはそのタイプが多く、東京で働く人はどうしてもメール派が多いような印象だ。 しかし、ここに来て、もしかしたらメールを少なくすることができると、仕事の効率も上がるのではないかと考えてみた。 会社のみんなにも言ってあげたいが、メール数を減らして仕事の成果を少しでも上げたほうが、より給料アップに繋がるのにな・・・と・・・

メールを減らすアイデア考えてみた

AIでメールを選別できないものか?

今年、はやりに流行ったAI技術を使って、自分が本当に読むべきメールを選別してくれるようなサービスがあれば、 物理的なメール数を減らすという事ではなく、読めば良いメールだけを教えてもらい結果読まなくてもいいメールを送信している人などの分析を行い、 会社内での指導的教育を行えれば、かなり環境が改善されるのに・・・

チャットへの移行

これは多くの組織で行われているが、LineやChatwork、Slack、などを仕事のコミュニケーションとして利用するという事だが、無料ですぐにでもはじめられる。 ただし、組織内のみんなの理解がないとすぐにまたメール文化に逆戻りしてしまうようだ。 ここで考えたいのは、メールは添付というより詳細な情報を送りつけることも可能な為、文字だけのチャットだと機能不足と思われる事も多々あるようです。

FaceBookなどのsns

公開型はまずいので、メッセンジャーになりがちですが、閉鎖型のSNSが可能であれば、非常に有効なツールになるかもしれません。 添付ファイルの代わりに、共有のデータ管理などができるようになると、メールよりも便利になる可能性もあるかもね。

送る側の礼儀

ここで考えたいのは、そもそも送信する側が考えなければいけないことが重要であるという事。 「分かりました」 という内容のメール、1日の中で何回打ち込んでいますか? チャットであれば問題ないのですが、メールで今までの経緯を全てメール内に引用して、一言だけのメールのやり取りをするのって、人としてのコミュニケーションではなく、機械的なやり取りにすぎないというふうにも思えます。 CCを付けられていたとしたら最悪ですよね。 社外の人とこうしたメールが始まってしまっていたら、一度電話するように気がついてみましょう。 社内でこの手のメールが発生したら、大体が仲の悪い人同士である確率が高いので、少し複雑な問題であることを認識しましょう。

これからの仕事形態

メールの数を減らすという意思のある人は、意外と多く、チャットに移行し始めている会社、メールチェックを随時行わずに、時間を決めて行なったり、 対策を実施している組織もあるので、世の中に遅れないように、こうした課題に対応する考えを持ち始めましょう。 恐らく近い世の中
まだメール使ってるの?
と、ディスられる日が来るかもしれませんね。

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