アナログ管理しているものをデジタル・システム化する時の注意点

アナログ作業をデジタル化する事が大好きな、ユゲタです。 これまで、所属していた会社などで、たくさんのシステムを作って中の従業員に使ってもらって、うまくいった事や、いかなかった事を経験してきたことから、ある法則が見えてきたのでブログにまとめておくことにしました。 情シスの方などに、少しでも参考にしてもらえると幸いです。

本日のIT謎掛け

「アナログ作業」と、かけまして・・・ 「婚期が遅くなってきている時代」と、ときます。 そのココロは・・・ ミス（作業missと未婚のMiss）が増えます。

効率化を求めるのはほぼ経営者だけ

経営者の思考と、作業員の思考はまるで違う。 作業員は、自分の今行っている作業にプライドを持ってしまっていると、デジタル化（システム化）すること事態に、ネガティブになってしまいます。 どんなに便利になると口説いても、自分の行っている作業を否定されているように感じて、前向きに思えなくなるでしょう。 デジタル・システム化は、会社の大きな業務改革であり、従業員の意識改革を伴うという事を、理解しておきましょう。 どちらが先という訳ではないが、大きな目的は、

ミスを無くし、 作業を効率化し、 管理を円滑化（詳細化）させることで、 組織活性を図るため。

こうしてシステムを使うことで、作業をロギングすることができると、これまで見えていなかった様々な課題が発見されるかもしれないし、人が手をつけられなかった事を重点的に行えるようにもなります。 繰り返し行っている業務などは、ボタン一つでできる自動化などにも発展させられ、とにかく無駄な作業を無くすことが目的であるということ。

システムでトラブるのは、大抵が作業員のリテラシ

「パソコンに入力するよりも、実際に作業した方が早いし確実」という作業員がいる場合、その作業をデジタル化する事は非常に困難になるでしょう。 職人気質の作業員が、自分のオペレーションを否定されているように受け捉えてしまうと、とたんにデジタル化作業に大きな壁が立ちはだかります。 大体にして、こうした作業員の特徴は、 「スマートフォンよりも、携帯電話の方が早くて楽」 と言いがちです。 「メールやチャットよりも、電話を一本書けたほうが早い」 という思考ですね。 でも、こうした人はITリテラシが低くて、システム化の理解が十分にできていないことが多いので、そうした本質を見抜くことも必要です。

経営者のIT知識

経営者のITリテラシを持っていないと、まったくもって、時代に乗り遅れてしまうでしょう。 ITに疎い経営者は、これからは何を行っても、ITリテラシの高い企業に勝てない構図ができあがりつつある。 企業のITに対する投資額を見ると、その会社の経営者が、どの程度のITリテラシを持っているかが明確にわかります。 小学校で習う「プログラミングからの論理思考」を経営者も保つ必要があるという事かもしれないですね。

デジタル化をする時の最低条件

アナログ作業をデジタル化する時に、アナログ作業をしている人が、デジタル化しても同じ結果になるという事を理解させる必要がある。 その際に、今行っている作業よりも、手作業が増えるようなシステム構成では、まったくもって行う意味が無いので、確実に、

楽になる 便利になる 効率的になる ミスが無くなる 気分が良くなる

という事を徹底的に説明しましょう。 もちろん、システムがわかりにくいインターフェイスなのは、NG！ マニュアルがなくても作業ができる状態でないと、またたく間に使われなくなってしまいます。 そして最も重要なのは、なれるまでは、ピッタリとひっついて、手取り足取りレクチャーするし、ヘルプする体制を惜しまないことです。 これで、駄目なら、その作業はデジタル化に向いていないのかもしれませんね。