[Gmail] アーカイブ活用法

2014年9月15日

Tool テクノロジー

3連休、最終日は、東京は雲行きがあやしい・・・ 昨日一昨日の日中は天気が良かったので、今日までもってほしいな・・・ まあ、雨降っても、家でプログラムしてるだけですけどw 会社でGoogleAppsを導入して、Gmailをいかに便利に、効率的に使えるかを、日々考えて来て、 AppsじゃなくてもGmailを使っている人が世の中にたくさんいるのに、 殆どの人が効率的に使えてない。 せっかくGoogle様が、無料で使わせてくれているのに、もったいない話だ・・・ そんなわけで、ちょっとずつだが、効率化できる活用法を書きためてみようと思う。

Gmailの特徴

Gmailは、メーラで利用するんじゃなくて、ブラウザで使うのがとにかく便利であたりまえ。 うちの会社もITリテラシのある人は全てブラウザで使っているが、リテラシが低い人は、未だにメーラ使ってる。  アフォかと・・・

アーカイブとは?

今までのPCのメーラみたいに、メールを受信フォルダにためていないか? メーラは、受信メール1通を1ファイルのように扱い、フォルダ分けをして便利に整理してたと思うけど、おそらく整理できないメールが受信箱にたまって、とにかく未読を消していたと思うが、受信箱のメールが1000通ぐらいになると、メールアプリが重くてしゃーないんじゃないだろうか? そこで「アーカイブ」という機能が便利に使えることを知ろう。 画面内にあるアーカイブボタンを押すと、メールが受信箱から消える。 でも削除されたわけじゃない。 まあ、受信箱からなくなっただけで、Gmailのデータベースにはちゃんと残ってる。 何が便利かと言うと、とにかく、受信箱を何にもない状態に常にするのが、一番効率的かと。 僕は個人的に、メールの返信をしてメールの役目が終わったらアーカイブして、「受信箱が空=作業が完了している」という独自ルールで仕事するようにしてる。

検索方法知ってる?

しかし、受信箱からなくなっては困るメールも多いと思うので、そこで重要なのが、ラベルと検索。 特格慣れると検索だけで、ほとんどのメールにたどり着けるので習得しよう。 ・メールに書かれてる文字で検索するのは普通 ・メール送信してきた人で検索する場合は、「from:**」**にメールアドレスを入れると検索される。※メールアドレスの一部でも、検索できるよ。 ・あと、いつごろのメールか検索するには「after:2010-1-1 before:2012-1-1」という風に、2010年1月1日〜2012年1月1日の間という検索もできる。これに、fronなどを組み合わせて絞り込むとフォルダ分けをちまちましているのがアフォらしくもなってくる。 ・他にも、「to:**」で、送信先(ほとんどが自分だと思うが、自分から送ったものも検索できる)

ラベルの重要性

更に便利にするために、フォルダと同じような使い方ができるラベル機能がある。 ブログやEverNoteのタグのような感じだと思って問題ない。 検索するよりも、瞬間的にアクセスできるわけだが、僕は、無駄に多いメーリングリストを「ML」フォルダに入れて、ほとんどが未読だが、気に入った件名だけ読むようにしてたり、殺人的に多い、サーバーログも、ラベルに入れているが、これは、受信箱にはいらないだけで、携帯メールに転送設定していたりもする。 検索でも「label:**」っていう風にできるんで、ラベルの整理が肝ともいえる。

何が効率的になる?

とにかく、他にも機能が満載で、設定のlabという実験機能を使用可能にすると、もっともっと便利に使えるようになる。 どっかの会社の調べで、IT系の会社では、仕事の50%はメール操作をしているという調査結果もある事を考えると、メールの効率化は仕事の効率化と言っても、過言ではないはず。 他にも、スマホも含めて、自宅の個人用メールも、全てを複数のGmailアカウントで管理したりすると、私生活まで効率化できる事もあるのでそのへんは次回にでも・・・